Czytelnia

Więcej informacji można uzyskać u pod numerem 0330 107 0106 lub wyślij wiadomość e-mail na adres business@imd.co.uk.

W szczególności w przypadku dyrektorów-akcjonariuszy prowadzących niewielkie lub średnie przedsiębiorstwa, wypłacanie sobie dywidend jest powszechną praktyką. Podejście to wiąże się jednak z potencjalnym ryzykiem w przypadku nieprzestrzegania prawidłowych procedur, w szczególności przepisów na mocy art. 455 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z 2010 r., co może skutkować powstaniem kosztownych błędów.

Czym jest zobowiązanie podatkowe wynikające z przepisów art.455?

Przepisy art. 455 nakładają tymczasową opłatę z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych na pożyczki udzielane przez dyrektorów. Podatek ten jest płatny wraz z podatkiem dochodowym od osób prawnych spółki, ale może zostać odzyskany od HMRC po całkowitej spłacie pożyczki dyrektora. W wielu przypadkach spółki wypłacają dyrektorom zaliczki pieniężne w formie pożyczki dyrektorskiej, która jest następnie „spłacana” poprzez zadeklarowanie dywidendy na koniec roku, która jest dopisywana do konta pożyczki dyrektorskiej. Chociaż proces ten może działać płynnie, często pojawiają się błędy, które skutkują niezamierzonym zobowiązaniem podatkowym na mocy przepisów art. 455.

Problem ten wynika z faktu, że przepisy na mocy art. 455 mają na celu uniemożliwienie dyrektorom zaciągania nieoprocentowanych pożyczek od swoich spółek jako substytutu wynagrodzenia lub dywidendy. Podatek ten działa odstraszająco, zapewniając, że pożyczki dyrektorów są spłacane bezzwłocznie lub odpowiednio rozliczane jako dochód podlegający opodatkowaniu. Jeśli pożyczka pozostaje niespłacona dziewięć miesięcy i jeden dzień po zakończeniu okresu rozliczeniowego spółki, naliczany jest wówczas podatek na mocy przepisów art. 455. Oznacza to konieczność zrozumienia przez dyrektorów zasad dotyczących dywidend i pożyczek dyrektorskich w celu uniknięcia pułapek finansowych.

W niniejszym artykule nie będą rozważane wymogi dotyczące wypłat pożyczek dyrektorskich, ale zamiast tego zostanie skupiona uwaga na ryzyku związanym z zaklasyfikowaniem wypłat dywidend jako wypłat pożyczek dyrektorskich.

Z czego wynikają te problemy?

Podczas szczegółowego audytu zaskakująco często okazuje się, że dyrektorzy-akcjonariusze wypłacają sobie dywidendy, które powinny być prawidłowo sklasyfikowane jako pożyczki dyrektorskie, nie mając takiego zamiaru. Może się tak zdarzyć, jeśli dywidendy nie są deklarowane i wypłacane zgodnie z przepisami Ustawy o spółkach z 2006 r., a w szczególności z Aktem Założycielskim Spółki. Na przykład:

• Obowiązek wypłaty zysku przeznaczonego do podziału: Dywidendy muszą być wypłacane z zysków podlegających podziałowi. Podczas gdy sprawozdania finansowe na koniec roku zapewniają jasność, dywidendy okresowe wymagają dokładnych sprawozdań zarządczych w celu oceny dostępnych zysków.
• Postanowienia i Dokumentacja: W celu zadeklarowania dywidendy, postanowienia Aktu Założycielskiego spółki często wymagają konkretnych postanowień dyrektorów i akcjonariuszy. Bez nich wszelkie płatności na rzecz dyrektorów akcjonariuszy mogłyby zostać zgodnie z prawem zaklasyfikowane jako pożyczka dyrektorska.

Ponadto, przedsiębiorstwa często wpadają w pułapkę zakładając, że nieformalne porozumienia pomiędzy dyrektorami i udziałowcami wystarczą do autoryzacji wypłat dywidend. Nieformalne ustalenia bez odpowiedniej dokumentacji mogą jednak prowadzić do poważnych komplikacji w przypadku zakwestionowania ich przez HMRC. Brak formalnych uchwał i zapisów może utrudnić udowodnienie, że płatność była dywidendą, a nie pożyczką dyrektora.

Konsekwencje nieprawidłowo zadeklarowanej dywidendy

Nieprawidłowe zadeklarowanie dywidendy może mieć znaczące konsekwencje finansowe i prawne:

• Zobowiązanie podatkowe i kary: W przypadku, gdy HMRC (Urząd Podatkowy i Celny Jej Królewskiej Mości) ustali, że płatności były pożyczkami dyrektorskimi, a nie dywidendami, spółka będzie zobowiązana do zapłaty podatku zgodnie z przepisami art. 455. Chociaż podatek ten można odzyskać po spłacie pożyczki, HMRC może nałożyć kary i odsetki za opóźnienia w płatnościach. Kary te pozostają w mocy nawet po uregulowaniu zobowiązania na mocy przepisów art. 455.
• Skumulowane obciążenie finansowe: W przypadku średniej wielkości przedsiębiorstw lata błędnie sklasyfikowanych wypłat dywidend mogą skutkować karami i odsetkami sięgającymi milionów funtów. Dla firm borykających się z trudnościami może to oznaczać różnicę między naprawą a likwidacją.

• Odpowiedzialność dyrektora: W przypadku niewypłacalności HMRC może ścigać dyrektorów za naruszenie obowiązków powierniczych lub bezpośrednio domagać się zwrotu pożyczek dyrektorskich. Dyrektorzy mogą również ponieść osobistą odpowiedzialność, jeśli okaże się, że działali niedbale lub w złej wierze.

• Wpływ na relacje z akcjonariuszami: Błędna klasyfikacja płatności może prowadzić do sporów między akcjonariuszami, zwłaszcza jeśli niektórzy akcjonariusze nie są świadomi lub nie zgadzają się z ustaleniami. Może to stwarzać dodatkowe wyzwania dla spółek, w szczególności spółek prowadzonych przez rodziny lub spółek ściśle powiązanych.

• Kwestie księgowania: Błędne zaklasyfikowanie płatności jako dywidend zamiast pożyczek dyrektorskich może oznaczać, że ustawowe sprawozdania finansowe są błędne i wymagają korekt, być może sięgających kilku lat wstecz.

Czy nieformalne decyzje mogą uratować sytuację?

W niektórych sytuacjach zasada prawa zwyczajowego znana jako Zasada „Duomatic Principle”, chroniona na mocy przepisów art. 281(4) Ustawy o Spółkach, może pozwolić akcjonariuszom na udowodnienie, że decyzje o wypłacie dywidendy zostały podjęte, a płatności są rzeczywiście dywidendami, a nie pożyczkami dyrektorów. Zasada ta wymaga dowodów na to, że:

• Nieformalna, ale jednomyślna i świadoma decyzja wszystkich, a nie tylko niektórych akcjonariuszy;
• Zgodność z wymogami prawnymi i ustawowymi, z wyjątkiem wymogów dotyczących podejmowania formalnych uchwał;
• Decyzja została podjęta przed ogłoszeniem dywidend

Niemniej jednak poleganie na zasadzie „Duomatic Principle” niesie ze sobą znaczne ryzyko:

• Świadoma zgoda: Aby wykazać świadomą zgodę, akcjonariusze muszą mieć dostęp do dokładnych sprawozdań zarządu wykazujących zyski podlegające podziałowi. Bez tego dowodu, Zasada może zawieść, ponieważ nie można powiedzieć, że decyzja została podjęta świadomie.
• Harmonogram: Decyzja musi zostać podjęta przed deklaracją dywidendy i nie jest to coś, co można zastosować z mocą wsteczną. Może to być szczególnie niepokojące, jeśli nie ma żadnych pisemnych zapisów, ponieważ akcjonariusze mogą mieć trudności z udowodnieniem czasu podjęcia nieformalnej decyzji przed trybunałem podatkowym.

• Ograniczenia ustawowe: Zasada ta nie może uchylać wymogów ustawowych mających na celu ochronę osób trzecich, takich jak wierzyciele.

W praktyce poleganie na zasadzie „Duomatic Principle” często prowadzi do sporów, które muszą być rozstrzygane w trybunałach podatkowych, co jest kosztownym i czasochłonnym procesem.

Konsekwencje błędów w świecie rzeczywistym

Aby zilustrować istniejące zagrożenia, rozważmy następujący hipotetyczny scenariusz:

Małej wielkości spółka nieformalnie deklaruje i wypłaca dywidendę przed przygotowaniem sprawozdania finansowego na koniec roku, które wykazałoby zyski podlegające podziałowi. Niektórzy udziałowcy nie sprawdzają żadnych informacji zarządczych i po prostu zgadzają się nieformalnie. HMRC przeprowadza dochodzenie i stwierdza, że płatności powinny zostać zaklasyfikowane jako pożyczki dyrektorów. Spółka ponosi zobowiązanie podatkowe zgodnie z przepisami art. 455, wraz z karami i odsetkami, a spółka nie może polegać na zasadzie „Duomatic Principle”, ponieważ akcjonariusze nie mogą wykazać, że decyzja o zatwierdzeniu niedoszłej wypłaty dywidendy była świadoma. W obliczu rosnącej presji finansowej spółka wchodzi w stan likwidacji, a HMRC dąży do odzyskania zobowiązania podatkowego lub co najmniej kar i odsetek. Ponadto likwidator stara się odzyskać pożyczki dyrektorskie.

Scenariusz ten podkreśla znaczenie zgodności i potencjalne konsekwencje pozornie drobnych niedopatrzeń.

Najlepsze praktyki w celu uniknięcia pułapek wynikających z przepisów art. 455

Aby chronić swoją spółkę przed nieoczekiwanymi zobowiązaniami podatkowymi, karami i sporami prawnymi, konieczne jest ustanowienie solidnych procesów deklarowania dywidend:

• Prowadzenie dokładnej księgowości zarządu: Upewnienie się, że dostępne są aktualne księgi rachunkowe zarządu w celu oceny zysków podlegających podziałowi, zwłaszcza w przypadku deklarowania dywidend okresowych. Obejmuje to prognozowanie przyszłych wydatków i nakładów inwestycyjnych.

• Przestrzeganie wymogów prawnych i proceduralnych: Przestrzeganie przepisów Ustawy o spółkach z 2006 r. i Aktu założycielskiego spółki. Obejmuje to podejmowanie formalnych uchwał dyrektorów (i akcjonariuszy, jeśli jest to wymagane) przy deklarowaniu dywidend.
• Dokładnie dokumentowanie decyzji: Należy prowadzić przejrzystą dokumentację wszystkich uchwał i decyzji związanych z deklaracjami dywidend. Dokumentacja ta będzie nieoceniona w przypadku pytań ze strony HMRC.
• Prowadzenie regularnych przeglądów: Należy okresowo weryfikować procesy deklarowania dywidend, aby zapewnić ich stałą zgodność z przepisami. Zaangażowanie profesjonalnego doradcy może pomóc zidentyfikować i wyeliminować wszelkie słabe punkty.
• Inwestowanie w szkolenia I systemy: Należy wyposażyć zespoły finansowe i administracyjne w wiedzę i narzędzia niezbędne do skutecznego zarządzania deklaracjami dywidend.

• Zasięganie profesjonalnej porady: W razie wątpliwości należy skonsultować się ze specjalistami z zakresu prawa i podatków, którzy mogą udzielić wskazówek dostosowanych do konkretnych okoliczności. Proaktywne doradztwo może uchronić firmę przed kosztownymi błędami.

Podsumowanie

Chociaż wypłacanie dywidend jest powszechną praktyką dla dyrektorów-akcjonariuszy, błędy w ich deklarowaniu i dokumentowaniu mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Ryzyko związane z obowiązkiem podatkowym określonym na mocy przepisów art. 455 podkreśla znaczenie zgodności z wymogami ustawowymi i solidnymi procesami wewnętrznymi.

Zainwestowanie w te systemy i praktyki już teraz może uchronić firmę przed nieoczekiwanymi obciążeniami podatkowymi i karami w przyszłości. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące praktyk dywidendowych spółki lub zobowiązań podatkowych na mocy przepisów art.455, nasz doświadczony zespół prawny jest tutaj, aby zapewnić wskazówki dostosowane do Twoich potrzeb. Skontaktuj się z nami już dziś, aby zapewnić swojej firmie solidne podstawy prawne i finansowe.

Podejmując proaktywne kroki, spółki mogą uniknąć napięcia i obciążeń finansowych związanych z dochodzeniami i karami nałożonymi przez HMRC, zapewniając płynniejszą i bezpieczniejszą przyszłość finansową.

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani profesjonalnej. Należy pamiętać, że przepisy prawa mogły ulec zmianie od czasu opublikowania tego artykułu.